ENG EST LAT
LOGIN
Pagrindinis

Rinka

Print

5 mitai apie elektronines sąskaitas faktūras

Vykstant perėjimui nuo PDF ir popierinių sąskaitų-faktūrų prie elektroninių sąskaitų-faktūrų, vis dar yra gajūs keletas mitų, kuriuos norime paneigti.

1 mitas: PDF sąskaita-faktūra yra elektroninė sąskaita-faktūra
PDF sąskaitos faktūros, kurios siunčiamos elektroniniu paštu iš tiesų nėra elektroninės sąskaitos- faktūros. Duomenys iš PDF sąskaitų-faktūrų privalo būti rankiniu būdu įvedami arba nukopijuojami į verslo valdymo sistemą (buhalterinę programą). Tikroji elektroninė sąskaitą-faktūra sukuriama struktūrizuotu elektroniniu formatu, kurio pagalba tampa įmanoma be žmogaus įsikišimo automatiškai ją persiųsti ir gauti pirkėjo verslo valdymo sistemoje (buhalterinėje programoje)

2 mitas: Norint elektronių sąskaitų-faktūrų sistemos, visi tiekėjai privalo Jums siųsti vien tik elektronines sąskaitas faktūras
Tuo atveju, jeigu visi Jūsų tiekėjai pradėtų siųsti elektronines sąskaitas-faktūras, nauda būtų didžiausia. Deja, tai nėra labai realu ir gali užtrukti šiek tiek laiko. Daugelis elektroninių sąskaitų- faktūrų sprendimų tiekėjų sukūrė tarpinius sprendimus, kuriuos pasitelkus, popierines sąskaitas- faktūras, PDF sąskaitas faktūras ir elektronines sąskaitas faktūras galima apdoroti vieningai.

3 mitas: Elektroninės sąskaitos-faktūros yra vertingos tik didelėms įmonėms
Elektroninės sąskaitos-faktūros taip pat yra naudingos ir mažoms bendrovėms. Efektyviau apdorojant sąskaitas faktūras galima sutaupyti laiko, sumažinti klaidų skaičių ir užtikrinti geresnę sąnaudų kontrolę. Bendrovės, kurios veiklą vykdo keliose vietose, taip pat sutaupo ir laiką, kuris anksčiau būdavo naudojamas fiziškai siunčiant dokumentus iš vienos vietos į kitą.

4 mitas: Elektroninės sąskaitos-faktūros didina išlaidas
Pradžioje yra tam tikros diegimo išlaidos, o paslaugų tiekėjai už elektronines sąskaitas faktūras ima mėnesinius mokesčius. Tačiau, atsižvelgus į gautą efektyvumą, bendrosios išlaidos sumažėja. Sutaupytas laikas gali būti panaudojamas naudingesnėms veikloms, tokioms kaip pardavimų arba finansinė analizė.

5 mitas: Elektroninių sąskaitų-faktūrų įgyvendinimas yra IT projektas
Iš tiesų tai yra daug daugiau nei vien tik įprasta IT iniciatyva. Elektroninių sąskaitų-faktūrų įgyvendinimas gali pakeisti ne vieną verslo procesą, todėl visos suinteresuotosios šalys, įskaitant ir aukščiausią vadovybę, privalo būti įtrauktos į projektą. IT sistemų pritaikymas yra tik viena projekto dalis.

Grįžti į turinį

2018 metais elektroninės sąskaitos-faktūros viešajame sektoriuje taps privalomomis

Visoje Europos Sąjungoje elektroninių sąskaitų-faktūrų gavimas ir apdorojimas taps privalomu iki 2018 metų trečiojo ketvirčio. Estijos institucijos pranešė, kad pereis prie elektroninių sąskaitų faktūrų jau per 2016 metus. Jeigu norite savo verslą vykdyti su bet kurios ES šalies narės viešuoju sektoriumi, pasiruoškite pereiti prie elektroninių sąskaitų-faktūrų.

Ekonominiai elektroninių sąskaitų-faktūrų privalumai yra plačiai pripažįstami. Automatizuotas sąskaitų faktūrų apdorojimas padeda įmonėms sutaupyti nuo 1 % iki 2 % apyvartos. Atsižvelgus į visos ES iniciatyvą, bendras sutaupymas galėtų sudaryti daugiau nei 100 milijardų eurų.

Elektroninės sąskaitos-faktūros daugiausia naudojamos Danijoje, Suomijoje ir kitose Šiaurės šalyse. Estijos privačiame sektoriuje 19 % visų išduotų sąskaitų-faktūrų yra elektroninės. Latvija ir Lietuva nuolat daro pažangą, o apytikris elektroninių sąskaitų-faktūrų kiekis sudaro maždaug 10 %. Nepaisant to, didžiulė sąskaitų-faktūrų dalis vis dar yra pateikiama popieriniu pavidalu. Dažnai PDF dokumentai yra laikomi elektroniniais, tačiau tai nėra tiesa. Paveikslėliais paremtų PDF privalumai dažniausiai apsiriboja pigesniu transportavimu ir archyvavimu, tačiau proceso automatizavimas nėra atliekamas, todėl lėšų taupymas išlieka ribotas. Būtina žinoti, kad Europos šalių įstatymuose ir mokesčių administravimo gairėse pripažįstamos tiek popierinės, tiek elektroninės sąskaitos-faktūros.

Grįžti į turinį

Kas elektroninių sąskaitų-faktūrų laikais yra „originali“ sąskaita-faktūra?

Daugelis bendrovių susiduria su terminu „originali sąskaita-faktūra“. Anksčiau tai buvo svarbus dokumentas, ant kurio buvo išdavusio asmens ir gavėjo antspaudai ir originalūs parašai. Šiais laikais vis mažiau bendrovių išrašo popierines sąskaitas-faktūras. Vietoj to gavėjams elektroniniu paštu yra išsiunčiamos PDF sąskaitos, o pažangiausiais atvejais iš siuntėjo sistemų į gavėjo sistemas yra nusiunčiamos „tikros elektroninės sąskaitos faktūros“.

Sąskaitą-faktūra yra komercinis dokumentas, kurį pardavėjas išduoda pirkėjui, susijęs su pardavimo sandoriu, nurodant produktus, kiekius ir sutartas kainas už produktus arba paslaugas. Duomenys, kurie privalo būti pateikti sąskaitoje faktūroje, yra nustatomi įstatymais ir reglamentais, kurie yra tokie patys popierinėms sąskaitoms-faktūroms, PDF sąskaitoms-faktūroms ir elektroninėms sąskaitoms-faktūroms.

Originali sąskaita-faktūra yra pati pirmoji sąskaitos-faktūros kopija, tuo atveju, jeigu yra keletas kopijų. Jeigu pardavėjas naudojasi elektroninėmis priemonėmis ir tiesiogiai išsiunčia elektronines sąskaitas-faktūras iš savo verslo valdymo sistemos (VVS), tuomet originalia sąskaita faktūra yra laikoma elektroninė sąskaita-faktūra. Įstatyme vienareikšmiškai teigiama, kad elektroninė versija ir yra originalioji versija. Remiantis šiuo apibrėžimu, išsispausdinę šią sąskaitą, Jūs gausite originalios sąskaitos-faktūros kopiją.

Vis daugiau ir daugiau valstybinių institucijų, kurioms tikrinimui yra reikalingi bendrovių dokumentai, ne tik leidžia, tačiau netgi reikalauja įrodymus atsiųsti skaitmeniniu formatu elektroniniais kanalais.

Atsiradus problemų dėl verslo sandorio, vien tik antspauduotos ir pasirašytos sąskaitos-faktūros gali nepakakti. Vietoj to, atsekama visa „audito seka“; gali prireikti sutarčių, išsiuntimo duomenų, mokėjimo užsakymų ir kitos korespondencijos tarp sutarties šalių, siekiant įrodyti, kad tokie sandoriai iš tiesų įvyko. Viskas tampa daug paprasčiau, jei ir visi kiti minėtieji dokumentai yra pateikiami elektronine forma.

Grįžti į turinį

Realaus laiko ekonomika – nauja “karšta” sąvoka

Prognozuojama, kad naujos kartos verslininkai savo verslą vykdys remdamiesi realaus laiko ekonomika (RLE). Kas yra realaus laiko ekonomika? Ši sąvoka reiškia, kad visi informacijos srautai tarp verslo partnerių yra skaitmeniniai, vis dažniau sugeneruojami automatiškai ir užbaigiami realiu laiku. Padidėjęs apdorojimo greitis ir galimybė automatizuoti procesus leis verslo žmonėms skirti laiką mąstymui, diegti naujoves ir susitelkti ties savo pagrindinėmis veiklomis.

Pirkimų ir pardavimų srityje tai reiškia, kad užsakymai, užsakymų patvirtinimai, sąskaitos-faktūros ir mokėjimai yra perduodami iš sistemos į sistemą be jokių vėlavimų. Apskaitoje tai reiškia, kad visi sandoriai, jiems įvykus, yra automatiškai įrašomi. Be to, nebereikia sudaryti mėnesinių ataskaitų, kurios turi būti pateikiamos mokesčių inspekcijai arba kitoms viešosioms institucijoms, kadangi jie taip pat gaus šią informaciją internetu realiu laiku.

Apskaičiuota, kad vieno puslapio dokumento apdorojimas skaitmeniniu formatu užtrunka 30 minučių greičiau nei popieriniu formatu. 2015 metais „Telema“ su klientais apsikeis daugiau nei 13 milijonų elektroninių dokumentų ir taip sutaupys daugiau nei 6 milijonus darbo valandų. Jeigu laikome, kad vidutinė mėnesinė alga yra 1 000 eurų, tuomet šį laiko sutaupymą galima paversti pinigais ir pamatysime, kad sutaupoma 90 milijonų eurų.

Realaus laiko ekonomika taip pat veikia gamtą ir aplinką. Remiantis Aalto universiteto atlikta apklausa, perėjimas nuo popierinių dokumentų prie elektroninių dokumentų sumažina anglies dioksido išsiskyrimą nuo 350 g iki 6 g vienam dokumentui. Į šį skaičių įeina tik spausdinimas ir transportavimas. 2015 metais „Telema“ klientai sumažino CO2 išsiskyrimą 4 200 tonų, tai yra 70-čia pilnų geležinkelio vagonų.

Grįžti į turinį

Kaip “alaus žaidimas” yra susijęs su tiekimo grandinės valdymu?

Nuo 2015 metų kovo mėnesio 100 komandų Estijoje sužaidė “alaus žaidimą”. Visame pasaulyje yra šimtai tūkstančių šio žaidimo žaidėjų. “Alaus žaidimas” yra verslo simuliacija, kurią prieš daugiau nei 50 metų sukūrė MIT Sloan vadybos mokyklos profesoriai, norėdami pademonstruoti keletą pagrindinių tiekimo grandinės valdymo principų. Jo tikslas yra palaikyti žemą atsargų lygį, tuo pačiu metu patenkinant nežinomą pirkėjų paklausą ir nepritrūkti atsargų. Žaidimas yra linksmas, tačiau taip pat priverčiantis mąstyti, o žaidėjai dažnai pripažįsta, kad apie tiekimo grandinę čia sužinojo daug daugiau nei kituose mokymuose.

„Telema“ šį žaidimą organizuoja kiekvienų metų rugsėjį, kaip įvadą į tiekimo grandinės valdymą Talino technologijos universiteto magistro studentams. Minėtąjį “alaus žaidimą” „Telema“ organizavo ir Pärnu tiekimo konferencijoje tiek 2014, tiek ir 2015 metais. „Telema“ taip pat gali pasiūlyti pravesti šį žaidimą kaip mokymus vidiniuose bendrovių renginiuose, o daugelis bendrovių jau pasinaudojo šia galimybe. Galima paminėti tokias įmones kaip „Swedbank“, „Wendre“, „Eugesta“ ir „Ericsson“. Estijos dienraštis „Eesti Päevaleht“ 2015 metų kovo 23 dieną rašė apie žaidimą ir jo principus.

Grįžti į turinį