ENG EST LIT
LOGIN
Sākums

Tirgus ziņas

Print

Pieci mīti par e-rēķiniem

Runas ap pārslēgšanos no PDF un papīra rēķiniem uz e-rēķiniem radījušas dažus mītus, kas ir jāatspēko.

1. mīts: PDF rēķins ir e-rēķins
PDF rēķini, kas tiek nosūtīti pa e-pastu, patiesībā nav e-rēķini. Datus no PDF rēķiniem biznesa programmā jāievada vai jāpārkopē manuāli. Elektronisko rēķinu izdod piegādātājs strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski pārsūtīt un saņemt pircēja biznesa programmā bez cilvēku iejaukšanās.

2. mīts: Lai ieviestu e-rēķinus, visiem piegādātājiem jāsūta e-rēķini
Ja visi Jūsu piegādātāji sāktu sūtīt e-rēķinus, būtu vislielākais labums. Diemžēl tas ir nedaudz nereāli un prasīs laiku. Daudzi e-rēķinu risinājumu piedāvātāji ir izveidojuši starprisinājumus, kas ļauj apstrādāt papīra rēķinus, PDF rēķinus un elektroniskos rēķinus vienā vidē.

3. mīts: E-rēķini rada vērtību tikai lieliem uzņēmumiem
E-rēķini ir noderīgi arī maziem uzņēmumiem. Efektīvāka rēķina apstrāde ļauj ietaupīt laiku, minimizē kļūdas un nodrošina labāku izmaksu kontroli. Uzņēmumiem ar vairākām adresēm rodas papildu ietaupījums laikam, kas pavadīts, pārvietojot dokumentus no vienas adreses uz citu.

4. mīts: E-rēķini palielina izmaksas
Pastāv noteiktas ieviešanas izmaksas, un pakalpojuma nodrošinātāji iekasē mēneša maksu par e-rēķiniem. Tomēr, ņemot vērā ieguvumus, kopējais efekts no e-rēķiniem ir izmaksu samazināšana. Ietaupīto laiku var izmantot citās pievienotās vērtības aktivitātēs – piemēram, tirdzniecībā vai finanšu analīzē.

5. mīts: E-rēķinu ieviešana ir IT projekts
Patiesībā tā ir vairāk nekā regulāra IT iniciatīva. E-rēķinu ieviešana izmainīs vairākus biznesa procesus, un projektā jāiesaista visas ieinteresētās personas, ieskaitot augstāko vadību. IT sistēmu pielāgošana ir tikai viena projekta daļa.

Atpakaļ uz saturu

E-rēķini publiskā sektorā būs obligāti no 2018. gada

Līdz 2018. gada trešajam ceturksnim e-rēķinu saņemšana un apstrāde būs obligāta visā Eiropas Savienībā. Igaunijas valsts iestādes ir noteikušas pāreju uz e-rēķiniem jau 2016. gada laikā. Ja vēlaties slēgt jebkādus darījumus ar publisko sektoru kādā no ES dalībvalstīm, esiet gatavi sākt lietot e-rēķinus.

E-rēķinu ekonomiskās priekšrocības jau ir plaši atzītas. Uzņēmumiem rēķinu apstrādes automatizēšana veido ietaupījumus apmēram 1% līdz 2% apjomā no apgrozījuma. Ar kopējo ES iniciatīvu ietaupījumu kopsumma varētu būt vairāk nekā 100 miljardi eiro.

Dānijā, Somijā un citās Ziemeļvalstīs ir augsts e-rēķinu lietošanas rādītājs. Igaunijas privātajā sektorā 19% no visiem izsniegtajiem rēķiniem ir elektroniski. Latvijā un Lietuvā e-rēķinu lietojums stabili pieaug, aprēķinātais rādītājs ir apmēram 10%. Tomēr liela daļa rēķinu joprojām tiek izsniegti papīra formātā. Bieži pdf dokumentus uzskata par elektroniskiem, bet tas nav pareizi. Uz attēlu bāzētu PDF dokumentu priekšrocības galvenokārt attiecas tikai uz lētāku piegādi un arhivēšanu, bet apstrādes automatizēšana īsti nenotiek, un izmaksu ietaupījumi ir ierobežoti. Svarīgi zināt, ka likumu un nodokļu administrēšanas vadlīnijas Eiropas valstīs atzīst gan papīra formāta, gan elektroniskos rēķinus.

Atpakaļ uz saturu

Kas e-rēķinu laikos ir rēķina oriģināls?

Daudzi uzņēmumi mokās ar terminu rēķina oriģināls. Agrāk tas bija svarīgs papīra dokuments, uz kura bija izdevēja un saņēmēja zīmogi un ar roku rakstīti paraksti. Mūsdienās arvien mazāk un mazāk uzņēmumu izsniedz papīra formāta rēķinus. To vietā vai nu uz saņēmēju e-pastu tiek izsūtīti rēķini pdf formātā, vai arī no sūtītāja sistēmas uz saņēmēja sistēmu tiek sūtīti īsti e-rēķini.

Rēķins ir komerciāls dokuments, ko pārdevējs izsniedz pircējam, saistībā ar pārdošanas transakciju, norādot produktu vai pakalpojumu daudzumu un sarunātās cenas. Kādi dati jānorāda rēķinā, nosaka likumi un noteikumi, un tie ir vienādi rēķiniem uz papīra, rēķiniem PDF formātā un e-rēķiniem.

Gadījumā, ja rēķinam ir vairākas kopijas, rēķina oriģināls ir pati pirmā rēķina kopija. Ja pārdevējs izmanto elektroniskos līdzekļus un izsūta e-rēķinus tieši no savas ERP sistēmas, tad rēķina oriģināls ir elektroniskais e-rēķins. Likums viennozīmīgi definē, ka elektroniskā versija ir oriģināls, to izdrukājot, jūs iegūsiet rēķina oriģināla kopiju.

Arvien vairāk valsts iestāžu, kurām, veicot pārbaudes, nepieciešami uzņēmumu dokumenti, ne tikai atļauj, bet arī pieprasa nosūtīt dokumentus ciparu formātā, izmantojot elektroniskos kanālus.

Biznesa transakcijas problēmas gadījumā var nepietikt ar apzīmogotu un parakstītu rēķinu. Tā vietā, lai pierādītu, ka transakcija tiešām notikusi, var būt nepieciešama pilna audita ķēde ─ līgumi, pavadzīmes, maksājumu orderi un cita sarakste starp pusēm. Ir vieglāk strādāt, ja arī citi dokumenti ir elektroniskā formātā.

Atpakaļ uz saturu

Reālā laika ekonomika – jauns un aktuāls jēdziens

Tiek prognozēts, ka nākamā uzņēmēju paaudze nodarbosies ar biznesu reālā laika ekonomikā (RTE). Kas ir reālā laika ekonomika? Tas nozīmē, ka visas informācijas plūsmas starp biznesa partneriem ir digitālas, pieaugoši automātiski ģenerētas un pabeigtas reālajā laikā. Pieaugošas skaitļošanas jaudas priekšrocības un procesu automatizēšanas iespēja ļaus biznesa ļaudīm domāt, ieviest jauninājumus un koncentrēties svarīgākajam.

Pircējiem un pārdevējiem tas nozīmē, ka pasūtījumi, pasūtījumu apstiprinājumi, rēķini un maksājumi plūst no sistēmas uz sistēmu bez jebkādām aizturēm. Grāmatvedībai tas nozīmē, ka visas transakcijas tiek automātiski reģistrētas izpildes brīdī. Nav nekādas vajadzības papildus veidot ikmēneša atskaites nodokļu inspekcijai vai citām valsts iestādēm, jo arī tās saņems nepieciešamo informāciju tiešsaistē un reālajā laikā.

Ir aprēķināts, ka vienas dokumenta lapas apstrāde ciparu formātā notiek par 30 minūtēm ātrāk nekā tāda paša dokumenta apstrāde papīra formātā. 2015. gada laikā Telema klienti apmainīsies ar vairāk nekā 13 miljoniem e-dokumentu, tādējādi ietaupot vairāk nekā 6 miljonus darba stundu. Uzskatot 1000 eiro par vidējo mēnešalgu, ietaupīto laiku var pārvērst 90 miljonos eiro izmaksu ietaupījumā.

Reālā laika ekonomika ietekmē arī dabu un vidi. Aalto Universitātes veiktās aptaujas rezultāti liecina, ka pāriešana no papīra dokumentiem uz e-dokumentiem vienam dokumentam samazina ogļskābās gāzes emisiju no 350 g līdz 6 g. Šis skaitlis ietver tikai drukāšanu un transportēšanu. 2015. gadā Telema klienti samazinās CO2 emisiju par 4200 tonnām ─ 70 pilniem dzelzceļa vagoniem.

Atpakaļ uz saturu

Kāds sakars Alus spēlei ar piegādes ķēdes pārvaldību?

Līdz 2015. gada martam 100 komandas Igaunijā ir spēlējušas Alus spēli. Pasaulē spēlētāju skaits ir mērāms simtos tūkstošu. Alus spēle ir biznesa simulācija, ko vairāk nekā pirms 50 gadiem, lai parādītu vairākus piegādes ķēdes pārvaldības pamatprincipus, izveidojuši MIT Sloana Pārvaldības skolas profesori. Mērķis ir iemācīt spēlētājiem uzturēt nelielus preču krājumus, nodrošināt nezināmas pircēju prasības un sekot, lai preču nepietrūktu. Spēle ir jautra, bet tā arī liek domāt, un spēlētāji bieži atzīst, ka, spēlējot šo spēli, viņi ir iemācījušies vairāk par piegādes ķēdi nekā citās mācībās.

Telema katru gadu septembrī šo spēli vada kā ievadakordu Tallinas Tehnoloģiju Universitātes maģistrantūras studentiem organizētā seminārā par piegādes ķēdes pārvaldību. Gan 2014. gadā, gan 2015. gadā Telema novadīja Alus spēli Pērnavas Piegādes ķēdes konferencē. Telema piedāvā izmantot šo spēli kā apmācību elementu pasākumos dažādos uzņēmumos, un daudzi uzņēmumi šo iespēju ir izmantojuši: to vidū ir Swedbank, Wendre, Eugesta un Ericsson. Igaunijas dienas laikraksts Eesti Päevaleht 2015. gada 23. martā rakstīja par spēli un tās principiem.

Atpakaļ uz saturu